ファイルの管理アップグレード

良い文書管理はコミュニケーション効率を高めることができ、逆に後期には何倍もの努力を払って修復することができます。現在、文書の制御と管理はすでに会社管理の中の重要な仕事となり、文書管理レベルも次第に会社管理レベルの標識となっている。

このシナリオでは、企業はファイル管理のアップグレードを行います。

1共有ディスクのファイル管理のアップグレード

1.1電子ファイルの保存

1.1.1格納経路の設計

会社の電子ファイルの保存はすべて共有ディスクに統一的に保存されており、その保存パスはファイルアーキテクチャとファイル構造に基づいて設計されているので、必要なファイルを簡単に見つけることができます。では、ファイルアーキテクチャとファイル構造の中で最も正村の特色があるのは二体系、動静的ファイル、五表と四号であり、具体的に以下のように説明する：

1.1.1.1二体系

会社のすべての管理は2つのシステムに分けられ、それぞれ品質システムと正村制度である。

a品質システム

IATF 16949とISO 9001を含む要求される規定である。

b正村制度

品質システム以外に要求される規定（会社自身が要求する規定、環境システムが要求する規定、職業健康と安全システムが要求する規定、情報安全システムが要求する規定などを含む）を含む。

1.1.1.2動静的ファイル

は、動的ファイルと静的ファイルで構成されています。

a動的ファイル

管理プロセスに関連するファイルを指します。

b静的ファイル

管理プロセスとは関係のないファイルを指します。

1.1.1.3五表

は、ワークシート、記録表、統計表、分析表、台帳から構成されています。

aワークシート

研修計画表などの企画作業の記録です。

b記録表

トレーニング記録表などの作業プロセスの記録です。

c統計表

は作業データの要約であり、研修合格率統計表などの作業実績のレポートです。

d分析表

仕事のデータを異なるカテゴリにまとめて展示し、傾向を観察し、異常を探し出し、例えば学歴に基づいて作成された訓練の通過率分布図などである。

e台帳

は、従業員名簿などの静的な情報を記録します。

1.1.1.4四号

aバージョン番号

は、空白のテンプレートが変化すると変化するフォーマットを制御するテンプレートです。

bフロー番号

はコンテンツを制御し、コンテンツが変化すると変化します。

c番号

は、ファイルの依存関係が変化すると変化するファイルパスを制御します。

d雇用の編成

職場に復帰することを明確にし、その役割が変化すると変化する。

1.1.2格納経路の確立

以上の設計構想に基づいて各ファイルの保管経路を確立し、具体的には下図のように：

1.2電子ファイルの許可

ファイルの誤使用、誤削除、理由のない紛失、機密漏洩などを回避するために、ファイル管理ソフトウェアでは、ファイルの作成、ダウンロード、削除、読み取り、修正などの権限の管理を実現しています。

2作業場用ファイルのファイル管理のアップグレード

各作業場にはすべてディスプレイが設置されており、一部の作業スペースにもディスプレイが設置されており、従来の紙の掛け置きをディスプレイに変更して再生し、紙の書類が紛失しやすく、破損しやすく、汚れやすいなどの欠陥を回避している。

上記のファイルをアップグレードすることで、必要なファイルをより簡単かつ迅速に見つけることができることは間違いありません。同時に、誤用、誤削除、無縁な紛失、破損、機密漏洩なども予防した。

変化は成長の証だ。私たちは絶えず私たちの文書管理をアップグレードして、時代の発展に順応して、会社の競争力を強化して、みんなにもっと便利なオフィス環境を創造するために貢献します。