文件的管理升级

好的文件管理可以提高沟通效率，反之，则后期就会付出多倍的努力来补救。 现今，对文件进行控制和管理已经成为公司管理中的一项重要工作，文件管理水平也逐渐成为公司管理水平的标志。

在此应景下，公司进行文件管理的升级：

1 共享盘的文件管理的升级

1.1电子文件的存放

1.1.1存放路径的设计

公司电子文件的存放都统一存放于共享盘中，其存放路径是依据文件架构和文件结构设计的，这样可以方便快捷的找到所需的文件。那么，文件架构和文件结构中最具有正村特色的是二体系、动静态文件、五表和四号，现做具体说明如下：

1.1.1.1二体系

公司所有的管理分成二个体系，分别是质量体系和正村制度。

a质量体系

是包含IATF16949和ISO9001所要求的规定。

b正村制度

是包含除质量体系以外所要求的规定（如含：公司自己所要求的规定、环境体系所要求的规定、职业健康和安全体系所要求的规定、信息安全体系所要求的规定等）。

1.1.1.2 动静态文件

是由动态文件和静态文件组成。

a动态文件

是指同管理流程相关的文件。

b静态文件

是指同管理流程不相关的文件。

1.1.1.3 五表

是由工作表、记录表、统计表、分析表和台账组成。

a工作表

是策划工作的记录，如培训计划表等。

b记录表

是工作过程的记录，如培训记录表等。

c统计表

是工作数据的汇总，是工作业绩的报表，如培训通过率统计表等。

d分析表

是将工作数据按照不同的类别汇总展示出来，观察趋势，找出异常，如按照学历制定的培训通过率分布图等。

e台账

是记录一条一条信息的，是静态的，如员工花名册。

1.1.1.4四号

a版本号

是控制格式的模板的，当空白模板发生变化时随之变化。

b流水号

是控制内容的，当内容发生变化时随之变化。

c编号

是控制文件路径的，当文件的从属关系发生变化时随之变化。

d编制岗位

是明确归口岗位的，当该职责发生变化时随之变化。

1.1.2存放路径的建立

按照以上的设计思路建立了各文件的存放路径，具体如下图：

1.2 电子文件的授权

按照各人员对文件的需求，在文件管理软件中实现了建立、下载、删除、阅读和修改等权限的管理，以确保避免文件误用、误删除、无缘无故的丢失和泄密等。

2 车间用文件的文件管理的升级

各车间已全部安装了显示屏，部分工位也安装了显示屏，将以前的纸质挂放更改为显示屏播放，避免了纸质文件易丢失、易破损和易脏污等缺陷。

经以上文件的升级，毋庸置疑，让我们更能便捷快速地找到想要的文件。与此同时，也预防了误用、误删除、无缘的丢失、损坏和泄密等。

改变是成长的证明。我们将不断升级我们的文件管理，来顺应时代的发展，增强公司的竞争力，也为大家创造更便捷的办公环境做出一份贡献。